Todo lo que necesitas para coordinar tu organización

La asistencia se registra en el marco de una reunión abierta. Quien dirige la reunión configura uno o varios métodos —código QR, ubicación (GPS), Bluetooth o NFC— y puede exigir que se cumplan juntos cuando así lo defina.

Los miembros marcan su presencia desde la aplicación Android o, en el celular, desde Reuniones y eventos. También es posible el registro manual por quien administra o dirige. El código QR puede usarse como enlace web; en ese caso una persona puede continuar como invitada y la solicitud queda sujeta a revisión.

Con ubicación se comprueba que la persona esté cerca del lugar indicado; no se almacena el punto en el mapa, sino el resultado de la asistencia. Bluetooth y NFC están pensados para confirmación presencial desde la aplicación Android.

Quien administra o dirige ve el listado nominal y puede actualizar estados (presente, ausente, justificado o pendiente). Los motivos de justificación los define la organización. El afiliado o afiliada consulta su propio estado y los totales de la reunión, no el listado completo de nombres. Mientras la sala está abierta, el panel de asistencia se actualiza en tiempo real.

Cada organización mantiene su propio padrón. Dueño, dueña y administración pueden consultarlo y editarlo; la delegación no accede a ese listado. Los roles disponibles son dueño o dueña, administración, delegación y afiliado o afiliada.

Es posible incorporar personas de forma individual o mediante importación, exportar el listado y respetar el cupo de miembros activos del plan. Se puede invitar a activar una cuenta y vincularla a la ficha correspondiente, compartir un código de unión, o activar «Organización visible» para que la organización aparezca en Buscar organización y reciba solicitudes en lista de espera.

Al aprobar una solicitud, la persona se vincula a la ficha existente por correo cuando corresponde, sin duplicar registros. En la misma área se gestionan pedidos de corrección o borrado de datos del padrón, pedidos de borrado de respuestas a formularios y reportes de mensajes. Solo el dueño o dueña puede transferir la propiedad de la organización; la administración no modifica el rol de otra persona con el mismo nivel.

En Reuniones y eventos la organización publica reuniones, eventos y puede usar sedes guardadas. Lo publicado es visible para los miembros. Dueño, dueña, administración y delegación pueden crear y dirigir reuniones; eliminar una reunión corresponde a dueño, dueña y administración.

Al programar una reunión se definen fecha, lugar y métodos de asistencia. Queda reflejada en el calendario de la organización, junto con eventos y noticias que tengan fecha. Al abrir la sala se habilitan la asistencia y las votaciones; al cerrarla queda el registro de lo ocurrido.

Con la sala abierta —o al cerrar— se puede elaborar la agenda y el acta, que quedan asociadas a la reunión y pueden consultarse después. También es posible adjuntar archivos cuando el plan de la organización permite subidas. Los eventos tienen fecha (y, si se desea, fin e imagen), aparecen en el calendario y no incluyen asistencia ni votaciones.

Las votaciones se realizan únicamente dentro de una reunión en curso. Quien dirige puede abrir una votación con opciones fijas o con respuestas libres; en el primer caso, la selección puede ser única o múltiple, e incluir una opción «Otra» con texto.

Es posible limitar la participación a quienes están presentes (asistencia marcada) o permitir el voto en línea a miembros activos con cuenta, sin exigir presencia. El voto puede ser nominativo o secreto: en este último caso no se expone quién eligió cada opción.

Mientras la votación está abierta, quien vota no ve los resultados. Al cerrarla se muestra el resultado. Quien administra o dirige puede registrar un voto en nombre de otra persona cuando el rol lo permite. El estado de la reunión y de las votaciones abiertas se actualiza en tiempo real en el panel y en la aplicación.

Los mensajes están disponibles entre miembros con cuenta de la misma organización; las conversaciones de organizaciones distintas no se mezclan. Se pueden mantener chats privados (uno a uno) y grupos.

Cualquier miembro puede crear un grupo, asignarle nombre e icono y designar administradores del grupo. Ese rol vale solo para el chat y no modifica el rol en la organización. Quien administra el grupo puede eliminarlo por completo para todos los integrantes; salir del grupo o quitar el chat de la propia bandeja no borra la conversación del resto.

Solo se puede editar o eliminar lo que uno mismo envió. Bloquear impide nuevos mensajes privados entre dos personas en esa organización. Reportar envía una copia a dueño, dueña o administración para su revisión; no existe una bandeja que lea todos los chats de la organización.

El foro organiza la conversación interna por canales. Los miembros con cuenta pueden abrir temas, responder —incluida la respuesta a otras respuestas—, adjuntar archivos cuando el plan lo permite, mencionar a otras personas y marcar temas como resueltos.

Dueño, dueña, administración y delegación pueden fijar, cerrar o quitar temas. Quien escribió un tema o una respuesta puede editar o borrar lo suyo. La creación y el archivo de canales corresponden a dueño, dueña y administración.

También es posible suspender temporalmente a una persona del foro, con las restricciones que defina quien administra. Los archivos publicados en el foro quedan asociados a la organización y aparecen en el espacio de Archivos según su visibilidad.

Dueño, dueña y administración crean y publican formularios. Pueden ser privados —solo miembros con cuenta, con un envío por cuenta, editable mientras el formulario esté abierto— o públicos, mediante un enlace. En los públicos suele pedirse correo (con confirmación); la organización puede permitir el envío sin correo, con la renuncia a consultar o pedir borrar esos datos desde una cuenta.

El diseño admite distintos tipos de pregunta, entre ellos texto, número, opciones, escala, imagen y fechas. Delegación y afiliados responden los formularios privados abiertos; no los crean ni los administran.

En resultados se consultan el resumen, la participación (quién respondió y quién falta, en los privados), la evolución de los envíos en el tiempo y la exportación a Excel. Los pedidos de borrado de una respuesta se gestionan en la área de solicitudes de miembros.

Archivos concentra la biblioteca documental de la organización. Dueño, dueña, administración y delegación gestionan el espacio; los permisos de ver, descargar, modificar o eliminar se asignan por rol. El dueño o dueña conserva siempre el acceso completo.

Además de lo que se sube a la biblioteca, los adjuntos del foro y otros medios publicados en la organización (por ejemplo en noticias o reuniones, cuando el plan permite subidas) consumen el cupo de almacenamiento. El uso y el límite dependen del plan; en el plan gratuito no hay subida de archivos ni imágenes.

Así, estatutos, actas y material de trabajo pueden quedar en un mismo lugar, con control de quién puede verlos o modificarlos según el rol de cada miembro.