Acuerdo de tratamiento de datos personales (encargado)

El presente instrumento constituye el contrato de encargado del tratamiento celebrado entre la organización usuaria de Adsumy (en adelante, la «Organización» o el «Responsable») y Adsumy (en adelante, el «Encargado»), de conformidad con el artículo 15 bis de la Ley N° 19.628, reformada por la Ley N° 21.719. Quien crea o administra la Organización lo acepta en nombre de esta. No es un contrato que deba suscribir cada persona inscrita en el padrón.

Este acuerdo complementa los Términos y condiciones y la Política de privacidad. En lo relativo al padrón y demás datos del encargo, prevalece este acuerdo.

1. Objeto del encargo

La Organización encarga al Encargado el alojamiento y tratamiento del padrón, las membresías, las reuniones, el registro de asistencia, las votaciones, los avisos, el foro y las invitaciones, exclusivamente para la prestación de la plataforma y conforme a las instrucciones que la Organización imparte al utilizar el panel y la aplicación (incorporación de miembros, configuración, resolución de solicitudes de derechos y demás operaciones del servicio).

2. Calidad de las partes

La Organización es la responsable del tratamiento: determina las finalidades (quórum, comunicación interna, votaciones y demás usos lícitos de su agrupación). El Encargado trata dichos datos por cuenta de la Organización, sin emplear el padrón de una organización en beneficio de otra, ni para comercializarlo, ni para entrenar modelos de inteligencia artificial. El tratamiento de las cuentas de acceso a la plataforma y de la facturación del plan es propio del Prestador y no forma parte de este encargo.

La calidad de encargado no depende de que la Organización actúe siempre de manera lícita. El Encargado debe, no obstante, abstenerse de ejecutar instrucciones manifiestamente contrarias a la ley, y la Organización responde de la licitud de las finalidades y de la base que invoque respecto de las personas inscritas.

3. Categorías de datos y de titulares

El encargo recae sobre datos de personas naturales inscritas o invitadas por la Organización, incluyendo nombre, correo electrónico, documento de identidad o RUT si se registra, teléfono, género si se indica, asistencia, votos y mensajes del foro. Pueden comprender datos sensibles (género y, si la Organización es un sindicato, la afiliación sindical). La Organización se obliga a no incorporar datos de menores de dieciocho (18) años y a contar con una base de licitud respecto de sus miembros.

4. Duración

El encargo subsiste mientras la Organización mantenga una cuenta activa en Adsumy. Archivada o eliminada la Organización, el Encargado cesará el tratamiento destinado a prestar el servicio y suprimirá o anonimizará los datos en sus bases operativas en un plazo razonable, sin perjuicio de las copias de seguridad temporales o de un deber legal de conservación.

5. Subencargados

La Organización autoriza al Encargado a recurrir a los siguientes subencargados: Render (alojamiento y base de datos), Resend (correo electrónico), Google Firebase Cloud Messaging (notificaciones al dispositivo), Transbank (cobro del plan, cuando corresponda) y Cloudflare Turnstile (verificación antibot en el acceso a la plataforma, cuando se encuentre habilitado). Un cambio relevante de subencargado se informará en la Política de privacidad. Dichos proveedores podrán tratar datos fuera de Chile.

6. Seguridad e incidentes

El Encargado aplicará medidas técnicas y organizativas adecuadas a la naturaleza de los datos, incluyendo autenticación, cifrado en tránsito y separación lógica entre organizaciones. Si se produce una vulneración de seguridad que afecte datos objeto del encargo, lo comunicará a la Organización a la brevedad, a fin de que esta pueda cumplir su deber de información, y colaborará con los antecedentes de que disponga.

7. Derechos de los titulares

Quien figure en el padrón podrá solicitar a la Organización, a través de la plataforma, la rectificación o supresión de sus datos. Corresponde a la Organización resolver dichas solicitudes. El Encargado no suprime de oficio el padrón: ejecuta lo que la Organización acepte, incluida la conservación de un registro histórico bajo la denominación «Ex miembro», sin identificadores, para no alterar las actas de asistencia. Los titulares podrán, asimismo, dirigirse a [email protected].

8. Instrucciones e incumplimiento

El Encargado tratará los datos únicamente conforme a este acuerdo y a las instrucciones lícitas de la Organización. Si una instrucción fuere manifiestamente ilícita, el Encargado podrá negarse a ejecutarla y deberá advertirlo a la Organización.

Si el Encargado trata datos del padrón para una finalidad propia, ajena a este encargo, respecto de ese tratamiento podrá ser considerado responsable, de acuerdo con la ley. Ello no transfiere al Encargado la calidad de responsable de las decisiones que la Organización adopte sobre sus miembros, ni lo convierte en garante de la licitud de toda actuación de la Organización.

9. Ley aplicable

Este acuerdo se rige por la ley de la República de Chile. Las comunicaciones al Encargado se dirigirán a [email protected].